CHANGEMANAGEMENT:
ZEVEN BOUWSTENEN OPLOSSINGSGERICHT VERZUIMMANAGEMENT®.
Om de verandering van werkwijze te realiseren heeft Van Campen Consulting een programma ontwikkeld dat bestaat uit bouwstenen. Hieronder vindt u een korte beschrijving van de bouwstenen.
De bouwstenen 1, 2, 4, 5 en 6 zijn bouwstenen die behoren tot de basis. Deze zijn noodzakelijk om het nieuwe beleid te organiseren en te implementeren. De bouwstenen 3, 7 en 8 zijn optioneel op te nemen in het veranderingstraject afhankelijk van de behoefte en de tijd die organisatie zelf beschikbaar heeft om dit op te pakken.
Lees verder
Het programma is uit de volgende bouwstenen opgebouwd
1. Voorbereiding
Vóór de start van het project wordt een uitgebreide verzuimscan gemaakt om inzicht te krijgen in de zorgpunten van het huidige verzuim uw organisatie. Per afdeling wordt het verzuim geconcretiseerd middels een verzuimscan op basis van afdeling, leeftijd, geslacht, verzuimduur en -frequentie. Deze scan wordt gebruikt als input voor het plan van aanpak.
Zodra het project van start gaat zal het project worden ingericht door de verzuimcoördinator van Van Campen Consulting. Dit wil zeggen dat uw organisatie de personele gegevens aan Van Campen Consulting aanlevert. Daarnaast worden werkafspraken gemaakt over informatie en rapportage.
Resultaat
- Per afdeling is het verzuim geconcretiseerd middels een verzuimscan op basis van afdeling, functie, leeftijd, geslacht, ingangsklacht, verzuimduur en –frequentie (deze scan is reeds uitgevoerd);
- Het verzuimvolgsysteem is ingericht.
Planning
In de eerste maand van het project
2. Verzuimbeleid en processen concretiseren
Er is een eenduidig verzuimbeleid geformuleerd en daaruit volgend een passend verzuimprotocol voor de gehele organisatie, waarin rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.
Het beleid vormt de basis voor de voorgenomen verzuimreductie en de training van leidinggevende(n). Uw organisatie en Van Campen Consulting richten het verzuimbeleid, werkprocessen en protocollen in op basis van Oplossingsgericht Verzuimmanagement®. Dit gebeurt passend binnen het huidige verzuimbeleid. Van Campen Consulting is de expert in de beleidsontwikkeling en uw organisatie is de eigenaar van het beleid.
Tenslotte, als het resultaat van ≤3% verzuim is bereikt en uw organisatie is ingericht volgens Oplossingsgericht Verzuimmanagement® ontvangt u het keurmerk Vitaliteit en Gezondheid in Bedrijf®. Dit keurmerk is het bewijs dat uw organisatie heeft voldaan aan de normen van duurzaam personeelsbeleid volgens de methode Oplossingsgericht Verzuimmanagement®.
Resultaat:
Leidinggevende(n) begeleiden de medewerkers tijdens hun verzuim vanuit de methodiek Oplossingsgericht Verzuimmanagement®.
Het effect hiervan is zichtbaar in:
- Verzuimcijfer is gedaald tot het bovenstaand afgesproken percentage;
- Verzuimfrequentie is gedaald tot een nader overeen te komen frequentie;
- Bij alle verzuimmeldingen die langer duren dan 5-7 dagen is een werkhervattingsplan opgesteld, dat terug te vinden is in het re-integratiedossier.
P&O-adviseurs ondersteunen leidinggevende(n) bij de verzuimbegeleiding vanuit hun expertrol
3. Triage
Elke medewerker die zich afmeldt wordt op de eerste, vijfde en tiende verzuimdag gebeld door een verzuimtriagist van Van Campen Consulting.
Tijdens dit gesprek wordt er met de medewerker het volgende besproken:
- De ingangsklacht, andere klachten, de situatie van de medewerker en de gewenste
- Acties;
- De mobiliteitscode wordt vastgesteld samen met de medewerker;
- Er wordt een vervolgafspraak gemaakt op basis van de vastgestelde mobiliteit.
Indien van toepassing:
- Ontvangt de medewerker een (medisch) hersteladvies;
- Bij stress een STRESS analyse online® test met vervolggesprek
De triagist koppelt vervolgens haar bevindingen en advies terug aan de leidinggevende(n). Hierbij worden de ingangsklacht, de mobiliteit en de gewenste acties besproken. Dit gebeurt via e-mail en waar nodig zal het telefonisch worden toegelicht. De triagist ondersteunt de leidinggevende(n) in het vervolg geven aan de begeleiding van de medewerker.
De resultaten en bevindingen vanuit de triage worden per maand en per kwartaal gerapporteerd. Deze rapportages worden besproken met de projectverantwoordelijke van uw organisatie. Aan de hand hiervan worden er concrete verbeterpunten en acties geformuleerd. Deze worden vastgelegd en tijdens het daaropvolgende overleg besproken op resultaat.
Resultaat:
- De medewerker ontvangt een hersteladvies volgens de Nederlandse Huisartsen Genootschap (NHG)-protocollen;
- Een begeleidingsadvies voor leidinggevende(n) bij elke verzuimsituatie (per e-mail en/of telefonisch). Waar mogelijk een hersteladvies voor medewerker en/of advies over inzet van juiste middelen;
- Maatwerkondersteuning voor leidinggevende(n) is geconcretiseerd;
- Overzicht van verzuimresultaten op organisatieniveau met verbeterpunten;
- Omslag in de verzuimcultuur, wat onder meer zichtbaar wordt in een daling van de verzuimcijfers.
4. Opleidingstraject: (Leren) werken volgens methodiek Oplossingsgericht Verzuimmanagement®
Leidinggevende(n) opleiden in het toepassen van de methodiek van Oplossingsgericht Verzuimmanagement®, verzuimbegeleiding en de samenwerking met P&O en experts.
Dit gebeurt in stappen, te weten:
- Drie trainingsdagen, starten in de eerste, derde en vijfde maand van het project;
- Leidinggevende worden de eerste zes maanden incidenteel gecoacht door middel van triage. Dit wil zeggen dat de verzuimcoördinator van Van Campen Consulting de melding met de leidinggevende beoordeeld op mobiliteit en vervolgactie.
- Verzuimbegeleiding is de spiegel van leidinggeven. Alle vaardigheden van leidinggeven zijn hierbij nodig. Door leidinggevende(n) deze vaardigheden te leren, kunnen zij hun regisseursfunctie naar wens uitvoeren.
Tijdsbesteding:
Drie trainingsdagen gedurende 6 maanden
Resultaat:
Voor alle teams is een plan op maat ingericht met als doel maximaal 2,5% verzuim;
Iedere leidinggevende staat na 6 maanden na de start van het project aan het roer van de verzuimreductie binnen zijn/haar afdeling. Hij/zij neemt besluiten in overleg met de interne projectleider en waar nodig met de expert (Van Campen Consulting) in de voortgang en implementatie van de verzuimbegeleiding;
Leidinggevende(n) begeleiden de medewerkers tijdens hun verzuim vanuit de methodiek Oplossingsgericht verzuimmanagement®. Het effect hiervan is zichtbaar in:
- Verzuimcijfer is gedaald tot het afgesproken percentage
- Verzuimfrequentie is gedaald tot de landelijke prevalentie*
- Bij alle verzuimmeldingen die langer duren dan 5-7 dagen is een werkhervattingsplan opgesteld, dat terug te vinden is in het re-integratiedossier
- P&O ondersteunt leidinggevende(n) vanuit haar expertrol bij de verzuimbegeleiding
*Landelijke prevalentie: 70:20:10 van de meldingen; verhouding 1:2:3 in aantal verzuimdagen
5. Ondersteuning leidinggevenden – ‘coaching on the job’
‘Coaching on the job’ concentreert zich op de nieuwe meldingen. De medewerker meldt zich af bij de leidinggevende en de leidinggevende kan deze verzuimmelding doorspreken met de verzuimcoördinator van Van Campen Consulting.
Tevens zal de verzuimcoördinator wekelijks met de leidinggevenden het verloop van de eigen meldingen bespreken. De leidinggevenden kunnen ook gebruik maken van de verzuimcoördinator om de medewerkers in werkoverleg te informeren.
De ‘coaching on the job’ krijgt vorm op basis van de vraag en de verzuimsituaties van elke leidinggevende.
Tijdsbesteding
- ‘Coaching on the job’: 6 maanden (één uur per leidinggevende per twee weken)
- Start na de tweede trainingsdag
6. Reductie langdurig verzuimers
Langdurig verzuim: Verzuim langer dan 3 weken. Als er sprake is van langdurig verzuimers zal Van Campen Consulting met deze medewerkers in gesprek gaan. Dit doen we samen met de HR-manager zodat deze ook ‘coaching on the job’ krijgt om deze situaties op te lossen.
Op basis van deze gesprekken wordt afgesproken wat de vervolgstappen zijn. Van Campen Consulting neemt de kortdurende begeleiding in het vervolgtraject voor haar rekening. Dit houdt in dat per medewerker een plan van aanpak wordt opgesteld en gemiddeld drie (minimaal één tot maximaal vijf) coachinggesprekken worden gevoerd. Er is steeds een intern expertteam binnen Van Campen Consulting beschikbaar voor ondersteuning en als adviseur bij het vormgeven van deze trajecten. Ook wordt de betreffende psycholoog ingezet in de begeleiding/coaching. Indien langdurige specialistische begeleiding nodig is, zoals klinische testen, outplacementbegeleiding of een juridisch traject, dan wordt aan de projectleider van uw organisatie gerapporteerd wat de reden hiervan is, waar deze begeleiding uit bestaat en op welke wijze (door welke medewerker van Van Campen Consulting dan wel externe dienstverlener) deze ingevuld kan worden. Bij het ontwikkelen en implementeren van het beleid wordt door Van Campen Consulting rekening gehouden met bestaande contracten gemaakt door uw organisatie met externen. Uw organisatie brengt Van Campen Consulting op de hoogte van de inhoud van de reeds bestaande contracten, zodat zij haar dienstverlening hierop kan afstemmen om zo kwaliteit te kunnen waarborgen. Steeds blijft het welzijn van de medewerker centraal staan in relatie tot het succes van de organisatie.
Resultaat:
- Bij elke langdurig verzuimer is een duidelijk plan geformuleerd. Bij voorkeur is dit een werkhervattingsplan of anders een plan van aanpak waar de specifieke situatie om vraagt; Het verzuim is 6 maanden na de start van het project op orde. Dat betekent dat de balans tussen kort, middellang en lang verzuim hersteld is volgens de landelijke prevalentie (70:20:10 van de meldingen; verhouding 1:2:3 in aantal verzuimdagen);
- Vervolg begeleidingsafspraken zijn zo nodig geformuleerd.
Tijdsbesteding:
Langdurig verzuim: per dossier – 5 uur
7. Reductie frequent verzuimers
Frequent verzuim: 3x verzuim in 365 dagen óf 2x verzuim binnen 6 maanden.
Als er sprake is van frequent verzuimers zal Van Campen Consulting met de HR-manager van uw organisatie in gesprek gaan en een plan maken om het frequent verzuim in uw organisatie aan te pakken. Hierin wordt afgestemd welk gedeelte van het frequent verzuim zelfstandig door de HR-managers en de teamleiders wordt opgepakt en bij welk gedeelte ondersteuning van Van Campen Consulting gewenst is. Op basis van deze gesprekken wordt afgesproken wat de vervolgstappen zijn.
Resultaat:
Bij elke frequent verzuimer is een duidelijk plan van aanpak geformuleerd met als resultaat dat de verzuimfrequentie is verminderd en dit plan is vastgelegd in een gespreksverslag;Vervolg begeleidingsafspraken zijn zo nodig geformuleerd.
Tijdsbesteding:
Frequent verzuim: per dossier – 2 uur
8. Additioneel Leergang Oplossingsgericht Verzuimmanagement®
Om in uw organisatie de leidinggevenden te ondersteunen is het mogelijk voor uw HR-managers of verzuimmanagers als casemanager de leergang Oplossingsgericht Verzuimmanagement® te volgen. Door het volgen van deze leergang krijgt de organisatie experts in huis die Oplossingsgericht Verzuimmanagement® kunnen ondersteunen en leidinggevenden kunnen adviseren. Tevens kunnen zij nieuwe medewerkers, indien gewenst, volgens de methode opleiden.
De leergang Oplossingsgericht Verzuimmanagement® leert visie te ontwikkelen op het gebied van verzuim, vitaliteit en gezondheid op basis van mobiliteit alsook deze uit te werken in de eigen organisatie. Het biedt de randvoorwaarden om Oplossingsgericht Verzuimmanagement® in te bedden in de organisatie. Bovendien krijgt iedere deelnemer, na succesvol afronden van de gehele leergang, een persoonlijke, aan uw organisatie gekoppelde licentie. Hiermee kunnen zij het beleid, horend bij Oplossingsgericht Verzuimmanagement®, implementeren en toegankelijk maken.
Tijdsbesteding:
8 trainingsdagen gedurende een periode van 6 maanden
Na het eerste jaar
Onderhoud van de werkwijze door borging en continueren verzuimbegeleiding.
Op het moment dat uw organisatie werkt met Oplossingsgericht Verzuimmanagement® heeft u de arbozorg ingericht als Eerstelijns Arbozorg. Dit wil zeggen dat uw organisatie zelfstandig sturing geeft aan de inzet van de externe deskundigen. Van Campen Consulting ondersteunt uw organisatie waar nodig, door de interne verzuimcoördinator van uw organisatie indien gewenst te ondersteunen met advies. Tevens kunt u gebruik maken van de additionele dienstverlening.
Jaarlijkse arbozorg op basis van Oplossingsgericht Verzuimmanagement®
Licentie Oplossingsgericht Verzuimmanagement®
Vanaf het moment dat uw organisatie werkt met de methodiek Oplossingsgericht Verzuimmanagement® heeft u de arbozorg ingericht als Eerstelijns Arbozorg®. Dit wil zeggen dat uw organisatie zelfstandig sturing geeft aan de inzet van de externe deskundigen.
U maakt gebruik van de bewezen Van Campen methodiek welke continue ontwikkeld wordt. Van Campen Consulting besteedt ieder jaar 10% van haar omzet aan innovatie en onderzoek om o.a. voornoemde methodiek verder te ontwikkelen c.q. te optimaliseren.
Waarom een licentie?
De licentie draagt zorg voor de borging, de continuatie en het up-to-date houden van de methodiek Oplossingsgericht Verzuimmanagement®;
Een intensief partnership met Van Campen Consulting. Werken volgens de Van Campen Norm®, wat inhoudt dat het kort verzuim wordt teruggedrongen tot 0,7% en het middellang verzuim wordt teruggedrongen tot 2,3%.
U ontvangt standaard:
- Kosteloos gebruik van de methodiek (alle tools zijn zowel offline als online beschikbaar) met scripts, die intellectueel eigendom zijn van Van Campen Consulting;
- Twee keer per jaar advies over de vigerende wet- en regelgeving;
- Periodieke updates en innovaties van de methodiek Oplossingsgericht Verzuimmanagement®;
- Twee keer per jaar deelnemen (twee deelnemers) aan scholing of intervisie en daarnaast deelnemen aan twee ontbijtsessies per jaar;
- Drie keer per jaar bezoekt Van Campen Consulting de licentiehouder en wordt de dienstverlening geëvalueerd en worden maatschappelijke- en wettelijke ontwikkelingen met u besproken;
- Jaarlijks een kwantitatieve rapportage over het voorgaande jaar;
- Gebruikmaken van de communicatie toolkit (digitaal)
Op offertebasis kunt u bij ons afnemen:
- Audit kwaliteit dienstverlening bedrijfsarts;
- Producten uit de Preventie-toolkit®;
- Binnen deze toolkit bevinden zich onder andere de Stress Analyse Online®, de vitaliteitstoolkit en de talentenanalyse;
- Advies bij complexe verzuimdossiers;
- Mocht het advies de inzet van experts van buiten de organisatie inhouden dan kunt u gebruik maken van onze dedicated providerboog.
Additionele dienstverlening
Uitvoering geven aan de providerboog door advies en/of dienstverlening die is afgesproken.
Optioneel:
- Rapportage per kwartaal over resultaten en verbeterpunten;
Intervisie tijdens SMT. Vier keer per jaar is er een SMT waarbij er casuïstiek wordt besproken met leidinggevenden, HR adviseur, Van Campen Consulting en andere betrokken experts.